Oldal.Info
Design és koncepció a szolgáltatóközpontok irodáiban
Employer branding és well-being Employer branding és well-being: ez a két legfontosabb fogalom, mely meghatározza a munkatársak irodáról alkotott képét, ezért lényeges, hogy az SSC-k és az irodák nagy hangsúlyt fektessenek a munkahelyi jólétre. A vállalatok többsége ma már felismerte, hogy ha a munkavállaló jól érzi magát az irodában, sokkal hatékonyabban és lelkesebben végzi el a feladatait. Az irodai jóléthez nagyban hozzájárul a munkahelyi környezet, melynek fontossága még meghatározóbb lesz a következő években. A cégek a kellemes és praktikus környezet kialakításával egyrészt az új generációs kihívásoknak akarnak megfelelni, másrészt az SSC-szektorban meglehetősen nagy a konkurencia, ezért úgy szeretnék növelni a dolgozói elkötelezettséget, hogy egyre nagyobb hangsúlyt helyeznek az alkalmazottak jólétére, egészségére, komfortérzetére. Költözéskor vagy irodaátalakítás során egy igazán gondoskodó SSC megkérdezi a dolgozókat, hogy milyen különleges igényeik vannak és melyek azok a szempontok, amelyeknek meg kellene az irodának felelnie. Nem egy szolgáltató központ teszi személyesebbé irodáját annak érdekében, hogy a dolgozó kéréseit kielégítsék – ez lehet egy hőn áhított kávésarok, vagy egy új íróasztalszék is, a lényeg a kívánság teljesítése, s ezáltal a dolgozó elismerésének megszerzése. „Az iroda kialakításnak ma három fő szerepe van a cégek számára: munkaerő megtartása és vonzása, a dolgozói elégedettség. Az SSC szektorban nagy a fluktuáció. Emiatt a munkaerőt a pénzügyi csomagon felül megfelelő munkakörnyezettel, dizájnnal és korszerű irodai technológiai eszközökkel lehet megtartani. Véleményem szerint ezek a mozgatórugói a mai, XXI. századi dizájn trendeknek. A fő cél az, hogy a munkavállalói elégedettség fokozódjon, ennek eredményeképpen a munkavállalók lojalitása és produktivitása is nő. A mai munkavállaló mindenhol dolgozik. Otthon, az autóban, az irodai ebédszünetben. Az irodaterek kialakítása ehhez próbál igazodni; flexibilis és hatékony, de még ennél is fontosabb, hogy emberbarát, környezettudatos és mindemellett érdekes legyen” – mondta Dr. Onczay Gábor, a JLL Projektmenedzsment részlegvezetője. Arculatépítési módszerek Az adott SSC iroda mindig igyekszik az anyavállalat és a brand arculatát követni. Ezek a főbb irányvonalak általában az iroda struktúráját érintik, de meghatározó lehet a szín- és formavilág tekintetében is. A szolgáltató központok szeretnek lépést tartani a trendekkel, és olyan különlegességeket belecsempészni az irodába, mely a dolgozók teljesítményére pozitív hatással vannak. Ilyen például a játékszoba, vagy egy-egy játék, melyet a munkatársak korlátlanul használhatnak kikapcsolódás gyanánt. Sőt, ma már a legnagyobb cégeket el sem tudnánk képzelni valamilyen játékos elem nélkül. Ahogyan a csúszda a Google védjegyévé vált, úgy vették át a nagyvállalatok és kirendeltségeik is ezt a játszótéri elemet, valamint sok SSC továbbgondolta és továbbfejlesztette az ötletet: nemcsak csúszdát, vagy játékszobát, hanem az egész irodát játékos tematikára helyezik, mellyel az alkalmazottaknak próbálnak kedvezni. A hagyományos pingpong- és csocsóasztalokon kívül megjelentek az embernagyságú sakktáblák és a high-tech játékok is – az X-box pedig szinte alapvető berendezését képezi az irodáknak. Az SSC-k szeretik a tematikusságot, így a megjelenést is előszeretettel egy-egy téma köré építik fel. Ez általában az anyavállalat, a vállalati kultúra és a fő tevékenység valamilyen egyvelegét szimbolizálja, ennek reprezentációja lehet egy fali grafika vagy egy hatalmas fotó is, a lényeg a személyesség megjelenítésén van. Rekreáció és relaxáció Kifejezetten olyan irodákban ajánlatos a pihenőszobák kialakítása és használata, ahol az alkalmazottak munkaállomásai open office-okban találhatók. Az SSC-k többségében is ilyen nagyterű irodazónákban dolgoznak, melyeknek éppen az az egyik nagy hátránya, ami az előnye is: a közösségi munkavégzés. A rendszer jó és működik, mivel a munkatársak hatékonyabban tudnak együtt dolgozni, ám egy idő után megterhelő lehet az irodában eltöltött idő minden egyes percét a kollégákkal tölteni. Sok zavaró tényező nehezítheti a munkavégzést, telefonbeszélgetések, duruzsolások, a klaviatúra kattogása. Éppen ezért minden munkahelyen szükség van egy csendes szobára, ahol a dolgozók kipihenhetik a munka fáradalmait és feltöltődhetnek két tárgyalás között. „A szolgáltató központok legnagyobb kihívása a jellemzően voice alapú vevőszolgálati kommunikáció az egyterű irodatérben. A monoton zajos munkavégzést két területen tudjuk javítani: a magánszférát is biztosító1-2 személyes phone booth, vagy csendszobák alkalmazásával, valamint olyan break out és kollaborációs terekkel, ahol a spontán szociális, illetve szakmai kommunikáció folyhat. Mindkét esetben a hangsúly a spontán, nem tervezett, és nem az előre megbeszélt és lefoglalt tárgyalóhasználaton van. Ezen terek aránya akár ötven-ötven százalék is lehet a hagyományos munkatér és ilyen vegyes funkciójú területek között. Ide tartozhatnak a kisebb elszórt kávézó sarkok, bárszékes könyöklőpultok, kanapés, babzsákos pihenők, étkezők, teraszok és természetesen a multifunkcionális tárgyalók is” – mondja Feuertag Ottó, Europa Design vezetője. A szünetek és a munkamegszakítás nagyon fontos részét képezik az irodai munkának, hiszen az alkalmazottaknak időnként pihenésre van szükségük a megfelelő teljesítmény érdekében. Ilyen esetekben jó megoldás a pihenőszoba, ahová félre lehet vonulni, és nyugodtan át lehet gondolni a következő teendőket és feladatokat. A rekreációs helyiség megtervezésénél fontos, hogy a szoba egy csendes helyen legyen, ahová nem, vagy csak alig szűrődik be az iroda zaja. Hangszigetelő fali burkolatokkal csökkenthető a zajszint, így a kollégák is könnyebben tudnak lazítani. A maximális kényelem érdekében babzsákfoteleket, kanapékat és kényelmes ülőfelületeket kell kialakítani, az irodai székben töltött idő után jól esik egy más jellegű testtartást felvenni. „A közösségi bútorok berendezésénél figyelni kell arra, hogy semmilyen módon ne növeljék a munkatér zajterhelését, ezért javasolt az akusztikus bútorok, padló és falburkolatok alkalmazása. Ezeknek dupla funkciójuk is van, hiszen a kis fülkéken belül javul a beszédértés, illetve nem engedik a hang továbbterjedését. Az új irodai etikett szerint az open space-ben csendben igyekezzünk dolgozni, és inkább többször álljunk fel és hívjuk ki kollégánkat egy rövid egyeztetésre a jól szigetelt kollaborációs terek valamelyikébe. Ez a mozgás természetesen gerincoszlopunknak, keringésünknek is jól esik. Az asztal mellett dolgozva pedig ismételten csak is kiváló ergonómiájú dinamikus támasztást és szellőzést nyújtó széket használjunk, és ha lehet kérjünk motorosan állítható magasságú asztalt. Ehhez a munkamodellhez természetesen a vezetőség és a HR részéről is nagyfokú támogatás és bizalom kell! Éljünk vele!” – teszi hozzá Feuertag Ottó. Nagy nyitott terek Az open office-os irodakialakítást nem véletlenül alkalmazzák előszeretettel az SSC-kben, hiszen sokkal produktívabbak lesznek a munkatársak, mivel ott helyben megoszthatják egymással a gondolataikat és segíthetik a másik munkáját. Közösen, egy sejtként élve és gondolkozva folyhat a munka, mely jobban össze is kovácsolja a csapatot. Mivel ezekre az irodákra a nagy terek jellemzőek, így a szolgáltató központokban érdemes társalgó boxokat is kialakítani, melyek általában hangszigetelt borítással ellátott fotelszigetek, ahol a munkatársak nyugodt körülmények között tudnak beszélgetni anélkül, hogy a többi kollégát zavarnák. Az egyre nagyobb népszerűségnek örvendő call boxok az előbbi okok miatt szintén lényeges részei az SSC-knek, mivel a közös munkatérben nem mindig nyílik lehetőség a csendes beszélgetésekre vagy egy-egy telefonos tárgyalás lebonyolítására. Ezek megjelenési formái között a tipikus angliai telefonfülkétől kezdve az egyszemélyes kisszobáig mindenfélével találkozni az irodákban. Tárgyalóhelyiségek tekintetében az SSC-knél praktikus, ha vannak kisebb és nagyobb szobák is, melyek egy többfős meetingre, de akár egy Skype-konferenciára is alkalmasak. Ezek a vállalatok általában sok embert alkalmaznak, ezért az írható táblafesték és a white board is virágkorát éli, mivel a gördülékenyebb kommunikáció és ötletelés egyik kulcselemei. A fali grafikák is nagyon trendinek számítanak, általában az adott vállalat célkitűzéseit, irányelveit szokták az irodák falfelületeire felfesteni egy jól látható helyre. „A térszervezési megoldások között hódítanak a nyitott terek, amit a nagyvállalatok cégkultúrájuknak megfelelően kompenzálnak a kiegészítő helyiségekkel, tárgyalókkal, csapatmunkára dedikált „műhelyekkel”, rekreációs terekkel. A belsőépítészeti harmóniát a bútorozás, világítás, burkolatok és az audiovizuális technika adja meg. Ezen alkotóelemek megfelelő egyensúlyától lesz az iroda ergonomikus, inspiráló és funky. A megfelelő irodai komfortszint kialakítása nagy felelősséggel járó feladat. A munkavállaló jó közérzetét, és ezáltal az egészségét támogatja mind a friss levegő mennyisége, a belső hőmérséklet, az irodai zajszint, a megfelelő fényviszonyok. A munkahely legyen az aktív életmódot támogató eszköz, mely hozzájárul a munkavállalók stressz szintjének egészséges mederben tartásához” – hangsúlyozza Dr. Onczay Gábor. Bútorok Az SSC-k, mivel trendkövetők, ezért nagy hangsúlyt fektetnek arra, hogy az alkalmazottak milyen bútordarabokkal vannak körülvéve – ez egyrészt vonatkozik a már fent említett játékos és extrém darabokra, másrészt az ergonomikus bútorokra is. A feltűnő bútorok és kiegészítők nem a kényelmet, hanem a dizájnt szolgálják. Mivel az SSC-k az anyavállalataihoz leginkább hasonlító arculati elemekkel igyekeznek igazodni a vállalkozáshoz, így ez a bútorokban is megmutatkozik. A cégre jellemző egyedi bútorokkal igyekeznek megtölteni a teret, hogy ezzel is erősítsék az anya-leányvállalatok közti kapcsolatot. Az ergonomikus bútorok ezzel szemben a praktikumot és az egészség fontosságát részesítik előnyben. Míg az imént említett elemek színessé és családiassá, addig az ergonomikus bútorok kényelmessé teszik a mindennapokat. Az állítható magasságú asztalok és a megfelelő támasztással bíró, gerincbarát székek elengedhetetlen részét képezik a dolgozóbarát irodáknak. Az employer branding itt ismét visszaköszön, hiszen egy munkaállomásnál akár fél napokat is eltölthetnek az alkalmazottak, így a legfontosabb, hogy kényelmesen érezzék magukat munkavégzés közben. Megjelent az Ingatlan Évkönyv 2016 kiadványban. Az ingatlanevkonyv.hu oldalon ingyenesen megrendelhető.