Evolúció az irodában és a munkaszervezetben. Hogyan alakítsuk ki az új irodánkat?
A válság óta jelentős átalakuláson mentek keresztül az irodakialakítási projektek – akár bővülésről, akár költözésről van szó. Számos ok vezetett az irodaterek evolúciójához, az egyik a már jól ismert munkaerőhiány, fontos tényező a hatékonyság növelése is, illetve a munkakultúra és a munkahely-használati trendek változása, itt említhetjük meg a rugalmas munkavégzési formákat és menedzsment módszereket. A válság óta ismét növekedtek a cégek, új belépők érkeztek az épületekbe, előtérbe került a munkaerőhiány, ennek következtében a HR-gondolkodás markáns irányt váltott: fontos lett a dolgozók toborzása, majd megtartása. A folyamatosan fejlődő technológiának is köszönhetően szinte lehetetlen előre tervezni akár középtávra is, ezért rugalmas munkaterekre van szükség, amely lehetőséget ad később új minták bevezetésére. Az irodakialakítás folyamata időigényesebb tevékenységgé vált, mint korábban, hiszen új szempontok merültek fel. Például egy nagyjából ezer négyzetméternyi teret bérlő cég projektje fél és másfél év között mozoghat a belsőépítészeti koncepció kialakításától kezdve egészen a beköltözésig. Érdemes időben elkezdeni a projektet, hogy a befektetett pénz meg is térüljön a későbbiekben. Változásmenedzsment minden szinten Régebben az új iroda keresése kapcsán a döntéshozókkal találkoztak a tanácsadó és más szak vállalatok, most már az olyan divíziók szerepe is felértékelődik, mint az IT vagy éppen a HR. Ez a komplexitás markánsan kiemeli a jövőkép keresést is, amely viszont a gyorsuló folyamatok miatt összekapcsolódik a változásmenedzsmenttel. Lényeges szempont, hogy a költözés, az új lokáció megtalálása és a belső szervezeti átalakulás a munkatársak számára is pozitív és érthető legyen. Szükség van tesztelésre, visszacsatolásra, a változások nyomon követésére. A változásmenedzsment olyan mértékig fontos folyamat lett egy cég életében, hogy már kifejezetten erre specializálódott szakemberek jelentek meg a vállalatoknál, főként persze a nagy cégeknél, de ugyanígy az irodapiacon működő ingatlan-tanácsadó, tervező és kivitelező vállalatoknál is megjelentek a munkahely specialisták, akik a bérleményekkel már nem csak mint ingatlannal foglalkoznak, hanem az emberközpontúság előtérbe kerülésével együtt sokkal komplexebben vizsgálják a munkatereket. A változásmenedzsmenttel foglalkozó szakemberek a cégeknél segítik a kollégák és a vezetők számára a változások megfelelő menedzselését, segítik a kommunikációs stratégiák kidolgozását, különböző workshopokon és egyéb rendezvényeken a kollégák szükséges attitűdváltozásait is támogatják. Tesztelés és edukálás A Magyar Telekomnál például az új székház projekt egy konszolidációs projekt is volt, hiszen a kollégák sok helyről érkeztek egy épületbe. Itt kevesebb a dedikált asztal, mint ahány alkalmazott dolgozik, éppen ezért előtérbe került az open office, jelentős mértékben növelték a távmunkát, amelyre edukálni kellett az alkalmazottakat. A papíralapú munkavégzés rovására erősödött a digitalizáció, az IT-támogatást és a kollaborációs eszközöket is fejlesztették. A tesztelés is fontos visszacsatolás, így a Telekomnál szimulációs teret hoztak létre, ahová több csapat is beköltözött egy hat hetes periódusban, hogy a bútorok és terek használatát optimalizálják. Bármilyen alapos a tervezés és a megvalósítás, természetesen sohasem működik tökéletesen az irodatér, ezért meg kell hagyni a lehetőségét, hogy kisebb-nagyobb mértékben változtassunk a kialakult struktúrán, a közösségi és iroda terek arányán. Míg régebben irodaszékeket, munkaállomásokat teszteltek a kollégák, ma már a tereket, közösségi zónákat tesztelik, vagyis kitágult a horizont, a részek helyett az egész struktúrát vizsgálják. A nagyobb székház-projektek esetében – amelyek markánsan megjelentek a magyar piacon is – olyan paradox helyzet is előfordulhat, hogy a majd csak két-három év alatt elkészülő új székházba már ma olyan munkatereket, adottságokat tervezzenek, amelyek néhány év múlva is abszolút modernnek számítanak. Ez is jelzi, hogy szinte naponta változnak a dolgok, így a jövőkép kialakítása már nem is a jövő sok esetben, hanem a jelen. +++ OfficeUP - Moderátor: Décsi Gábor - ügyvezető partner, Dome Facility Services Group; résztvevők: Mazsaroff Kata - irodabérbeadási üzletág igazgató, Colliers; Hidegkuti Balázs - Ügyvezető igazgató, Bravosincord Kft.;; Molnár Attila - Senior Poperty Manager for CEE, GE; Tímár Tünde - HR szervezetfejlesztő és változáskezelő specialista, Magyar Telekom Nyrt. Fotó: PlusONE / shutterstock.com